I.

Az irodában ellátandó feladatokhoz tartozó munkakörök

 

1. 1.    Aljegyző, Jegyzői Iroda vezető

 

Önkormányzati csoport:

1. önkormányzati csoportvezető
2. önkormányzati referens I.
3. önkormányzati referens II.
4. önkormányzati referens III.
5. nemzetiségi és településrészi önkormányzati referens

Személyzeti, bér- és munkaügyi csoport:

1. személyzeti, bér- és munkaügyi csoportvezető
2. személyzeti szakreferens I.
3. személyzeti szakreferens II.

10. intézményi személyzeti szakreferens I.

11. intézményi személyzeti szakreferens II.

12. bér- és munkaügyi ügyintéző

13. titkársági ügyintéző I.

14. titkársági ügyintéző II.

 

Informatikai csoport:

15. informatikai csoportvezető

16. rendszergazda

17. hardver üzemeltető

18. rendszerüzemeltető

 

Gondnoksági csoport

19. gondnoksági csoportvezető

20. gondnoksági referens        

21. gazdasági ügyintéző

22. technikai referens

23. technikai kisegítő munkatárs

24. gépjárművezető I.

25. gépjárművezető II.

26. üdülő gondnok

Jogi csoport:

27. jogtanácsos,

28. jogi szakreferens I.,

29. jogi szakreferens II.,

30. jogi szakreferens III.,

31. jogi szakreferens IV.

 

II.

Az iroda feladatai

 

 

Aljegyző, Jegyzői Iroda vezető

-        jegyző helyettesítése, jegyző operatív munkájának segítése a munkaköri leírásnak megfelelően,

-        belső szabályozások előkészítése, nyilvántartása, Közgyűlések jogi előkészítése, koordinálása,

A Jegyzői Iroda vonatkozásában

-        az iroda munkaszervezésének, minőségi munkavégzésének biztosítása,

-        információáramlás biztosítása, értekezleteken részvétel, értekezletek tartása,

-        közgyűlési és bizottsági előterjesztések készítése, véleményezése, döntések végrehajtása,

-        az iroda által készített szerződések ellenőrzése, kezelése,

-        az iroda által végzett közbeszerzési feladatok ellátása.

 

 

Önkormányzati csoport:

Önkormányzati csoportvezető

-        az önkormányzati csoport munkájának operatív irányítása,

-        a közgyűlések technikai jellegű előkészítésének irányítása,

-        a hozott döntések rögzítése, nyilvántartása, az önkormányzati rendeletek kihirdetése,

-        a közgyűlési, bizottsági jegyzőkönyvek felterjesztése és az önkormányzati rendeletek publikálása a Nemzeti Jogszabálytár felületén,

-        a hatályosított önkormányzati rendelettár elkészíttetése és a feldolgozás ellenőrzése,

-        a hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személyekről nyilvántartás vezetése.

Önkormányzati referens I.

-        a Közgyűlés munkájának segítése, az ülések előkészítésében, lebonyolításában, a döntések feldolgozásában való közreműködés,

-        a külterületi ingatlanok adásvételéről és haszonbérletéről szóló szerződések hirdetményi úton történő közlésével kapcsolatos feladatok ellátása.

Önkormányzati referens II.-III.

–     Sopron Megyei Jogú Város Önkormányzat Közgyűlése munkájának segítése, az ülések előkészítésében, lebonyolításában, a döntések feldolgozásában való közreműködés, nyilvántartási, jegyzőkönyvezési feladatok ellátása.

 

Nemzetiségi és településrészi önkormányzati referens

-        a nemzetiségi és a településrészi önkormányzatok üléseinek előkészítése, a hozott döntések rögzítése, nyilvántartása

 

Személyzeti, bér- és munkaügyi csoport:

 

 

Személyzeti, bér- és munkaügyi csoportvezető

-        a csoport munkájának operatív irányítása, ellenőrzése,

-        a Polgármesteri Hivatallal közszolgálati jogviszonyban állókkal, a munkavállalókkal, a tisztségviselőkkel, továbbá az Önkormányzat közvetlen irányítása alá tartozó közalkalmazottakkal, munkavállalókkal kapcsolatos személy- és munkaügyi feladatok ellátása. 

 

Személyzeti szakreferens I.

-        a Polgármesteri Hivatallal közszolgálati jogviszonyban állókkal, a munkavállalókkal, a tisztségviselőkkel, továbbá az Önkormányzat közvetlen irányítása alá tartozó közalkalmazottakkal, munkavállalókkal, közfoglalkoztatottakkal kapcsolatos személy- és munkaügyi feladatok ellátása. 

 

Személyzeti szakreferens II.

-        a Polgármesteri Hivatallal közszolgálati jogviszonyban állókkal, a munkavállalókkal, a tisztségviselőkkel, az Önkormányzat közvetlen irányítása alá tartozó közalkalmazottakkal, munkavállalókkal, továbbá a Humánszolgáltatási Osztály felügyelete alá tartozó Bölcsődék közalkalmazottaival és a Soproni Német Nemzetiségi Önkormányzat által fenntartott Soproni Német Nemzetiségi Általános Iskola közalkalmazottaival, munkavállalóival kapcsolatos személy- és munkaügyi feladatok ellátása,

-        a személyi anyagok kezelése. 

 

Intézményi személyzeti szakreferens I.

–    a Humánszolgáltatási Osztály felügyelete alá tartozó Soproni Szociális Intézmény munkavállalóival összefüggő személy- és munkaügyi feladatok ellátása.

–    a Humánszolgáltatási Osztály felügyelete alá tartozó intézmények nem rendszeres kifizetéseivel és változó bérekkel kapcsolatos feladatok ellátása. Ezen intézményekkel való kapcsolattartás.

 

Intézményi személyzeti szakreferens II.

–    a Humánszolgáltatási Osztály felügyelete alá tartozó intézmények közalkalmazottaival, munkavállalóival (Bánfalvi Óvoda, Hermann Alice Óvoda,  Trefort téri Óvoda, Központi Gyermekkonyha, Soproni Múzeum, Gyermekjóléti Intézet) összefüggő személy- és munkaügyi feladatok ellátása,

-    a felsorolt intézmények személyzeti, munkaügyi feladatellátásnak segítése.

Bér- és munkaügyi ügyintéző

–    a Polgármesteri Hivatallal közszolgálati jogviszonyban állókkal, munkavállalókkal, tisztségviselőkkel, továbbá az Önkormányzat közvetlen irányítása alá tartozó közalkalmazottakkal, munkavállalókkal, illetve megbízási      szerződés keretében foglalkoztatottak részére személyi jellegű juttatásokkal kapcsolatos feladatok ellátása, helyi kifizetések számfejtése,

–    részvétel a költségvetési beszámoló, költségvetési módosítások elkészítésében a
személyi jellegű kiadásokról és annak járulékairól,

–    éves költségvetési javaslat kidolgozása személyi jellegű juttatások vonatkozásában,

–    a Humánszolgáltatási Osztály felügyelete alá tartozó Soproni Könyvtár
          közalkalmazottaival, munkavállalóival kapcsolatos személyzeti- és munkaügyi
            feladatok elvégzése.

Titkársági ügyintéző I-II.

-        a Jegyzői Iroda részére titkársági feladatok ellátása,

-        a jegyző, aljegyző zavartalan és zökkenőmentes munkavégzéséhez szükséges szervezési, ügyviteli feladatok ellátása

-        szignálás alapján a jegyző részére érkező levelek, beadványok megválaszolása

-        a hivatali "zöldszámra" érkező lakossági bejelentések rögzítése és jegyzői szignálásra átadása

-        hivatal telefonközpontjának kezelése

Informatikai csoport:

 

Informatikai csoportvezető

-        informatikai tervezési és fejlesztési feladatok irányítása, a beszerzések előkészítése és lebonyolítása, szerződések előkészítése és végrehajtása,

-        üzemeltetési és adatvédelmi tevékenységek irányítása,

-        külső/belső kapcsolattartás, az informatikai projektek menedzselése

 

 

Rendszergazda

-        hálózat üzemeltetés/rendszerfelügyelet (szerverek, hálózati eszközök),

-        informatikai fejlesztések, szerver és hálózat oldali telepítések és karbantartások

-        a komplex informatikai védelem (külső/belső) kialakítása és üzemeltetése,

-        vírus és behatolás védelem kialakítása és üzemeltetése

 

 

Hardver üzemeltető

-        Az informatikai rendszerek felhasználói szintű felügyeleti és adminisztrátori feladatainak ellátása (telepítés, üzemeltetés, karbantartás).

-        Az informatikai biztonsági rendszerek felhasználói szintű üzemeltetése és karbantartása.

-        hardver- és kapcsolódó szoftveralkalmazási segítségnyújtás a hivatal dolgozói részére.

-        A hardver eszközök használatának folyamatos figyelemmel kísérése és a karbantartások elvégzése.

 

 

Rendszerüzemeltető

-        az informatikai rendszerek fejlesztésében és a beszerzések lebonyolításában való közreműködés,

-        közreműködés az informatikai tervek elkészítésében és végrehajtásában,

-        az informatikai rendszerek szerver szintű rendszer-felügyeleti (üzemeltetés, karbantartás) tekintetében rendszergazdai feladatok ellátása,

-        az informatikai biztonsági rendszerek (tűzfalak, vírusvédelem, behatolás védelem) üzemeltetési és karbantartási feladatai tekintetében a rendgazdai feladatok ellátása,

-        a hálózati eszközök telepítése, rendszerfelügyelete és adminisztrálása,

-        a Mentési Rend alkalmazása és fejlesztésére vonatkozó javaslatok tétele.

 

Gondnoksági csoport

 

Gondnoksági csoportvezető

-        csoport irányítása,

-        hivatali szakfeladat vonatkozásában a dologi és felhalmozási kiadások költségvetésének, beszámolóinak elkészítése,

-        hivatali szakfeladat vonatkozásában a dologi és felhalmozási kiadások előirányzat felhasználásának figyelemmel kisérése,

-        közbeszerzési eljárások előkészítésében való közreműködés,

-        selejtezés, leltározás vezetése,

-        rendezvények előkészítésében való közreműködés,

-        árajánlatok-, megrendelések felülvizsgálata, dologi kiadások számláinak igazolása,

-        családi ünnepek szervezésével kapcsolatos feladatok ellenőrzése.

 

 

Gondnoksági referens

-        selejtezési és leltározási tevékenységben való részvétel,

-        megrendelések elkészítése árajánlatok alapján,

-        számlák előkészítése igazolásra,

-        kiskincstár elkészítése,

-        gépjárművek, teremhasználat koordinálása,

-        önköltségszámítás elkészítése,

-        irodaszer-festmény raktár kezelése,

-        raktári mennyiségi nyilvántartás vezetése

 

 

Gazdasági ügyintéző

-        analitikus készletnyilvántartás,

-        hivatali szakfeladat vonatkozásában közüzemi díjakról /víz-gáz-áram-távhő/ valamint felhalmozási és dologi kiadások számláiról nyilvántartás vezetése az előirányzat felhasználás figyelemmel kisérése céljából,

-        igazolt számlák továbbítása Közgazdasági Osztály részére,

-        kiadványok kezelése, nyilvántartása, továbbítása,

-        selejtezési és leltározási tevékenységben való részvétel

 

 

Technikai referens

-        hivatali épületek biztonsági rendszerének üzemeltetése,

-        gépjárművek üzemeltetésével kapcsolatos feladatok ellátása,

-        telefonügyekben való kapcsolattartás a szolgáltatóval,

-        beszerzések bonyolítása, karbantartások szervezése,

-        selejtezési és leltározási tevékenységben való részvétel.

 

 

Technikai kisegítő munkatárs

-        kisebb karbantartások, anyagmozgatások,

-        rendezvények technikai előkészítésében való közreműködés,

-        egyéb gondnoksági munkák,

-        selejtezési és leltározási tevékenységben való részvétel

 

Gépjárművezető I-II.

-        hivatali gépjárművek vezetése,

-        gépjárművek üzemeltetésével kapcsolatos feladatok

Üdülő gondnok

-        Tómalmi és Várisi úti üdülő üzemeltetésével járó feladatok

Jogi csoport:

Jogtanácsos:

-        az önkormányzatot és a polgármesteri hivatalt érintő szerződések, közgyűlési előterjesztések jogi megalapozottságának vizsgálata,

-        önkormányzati rendeletek, szerződések, beadványok előkészítése, elkészítése,

-        peres, peren kívüli képviselet, jogi tanácsadás, állásfoglalás készítés, panasz, bejelentés kivizsgálása.

 

Jogi szakreferens I.

-        az önkormányzatot és a polgármesteri hivatalt érintő szerződések, közgyűlési előterjesztések jogi megalapozottságának vizsgálata,

-        önkormányzati rendeletek, szerződések, beadványok előkészítése, elkészítése,

-        peres, peren kívüli képviselet, jogi tanácsadás, állásfoglalás készítés, panasz, bejelentés kivizsgálása,

-        alapítványokkal kapcsolatos jogi feladatok ellátása.

 

Jogi szakreferens II.

-        az önkormányzatot és a polgármesteri hivatalt érintő szerződések, közgyűlési előterjesztések jogi megalapozottságának vizsgálata,

-        önkormányzati rendeletek, szerződések, beadványok előkészítése, elkészítése,

-        peres, peren kívüli képviselet, jogi tanácsadás, állásfoglalás készítés, panasz, bejelentés kivizsgálása,

-        közreműködés az önkormányzat közbeszerzési eljárásainak lebonyolításában.

 

Jogi szakreferens III.

-        az önkormányzatot és a polgármesteri hivatalt érintő szerződések, közgyűlési előterjesztések jogi megalapozottságának vizsgálata,

-        önkormányzati rendeletek, szerződések, beadványok előkészítése, elkészítése,

-        peres, peren kívüli képviselet, jogi tanácsadás, állásfoglalás készítés, panasz, bejelentés kivizsgálása,

-        belső szabályozó dokumentumok előkészítése, elkészítése.

 

Jogi szakreferens IV.

-        az önkormányzatot és a polgármesteri hivatalt érintő szerződések, közgyűlési előterjesztések jogi megalapozottságának vizsgálata,

-        önkormányzati rendeletek, szerződések, beadványok előkészítése, elkészítése,

-        peres, peren kívüli képviselet, jogi tanácsadás, állásfoglalás készítés, panasz, bejelentés kivizsgálása,

-        társasházak törvényességi felügyelete, a termőföldekkel kapcsolatos eljárások előzetes jogi kontrollja.

 

 

III.

Helyettesítés, kiadmányozás

 

 

A Jegyző iroda működésével kapcsolatos kiadmányozási jogot az aljegyző, Jegyzői Iroda vezető – távollétében  a jegyző  – gyakorolja.  

 

 

IV.

Hatályba lépés

 

 

Jelen ügyrend 2018. március 1-jén lép hatályba, egyidejűleg a 2018. január 1-jén kiadott 35. változatú ügyrend hatályát veszti.