datum+nevnap
| | |


Belvárosi képek
 
 
Városi hírek Turisztikai Portál E-Ügyintézési Portál Társulás

továbbküldés e-mailben | nyomtatás

Polgármesteri Iroda


 

Polgármesteri Iroda

polghivp.jpg

 


 

Osztályvezető:

dr. Brummer Krisztián

Cím:

9400 Sopron, Fő tér 1.

Telefon:

99/515-109

E-mail

brummer.krisztian@sopron-ph.hu

 

 



I.

Az irodában ellátandó feladatokhoz tartozó munkakörök

 

1.    Irodavezető

Polgármesteri titkárság:


  1. vezető titkárnő
  2. ügyintéző titkárnő I.
  3. ügyintéző titkárnő II.
  4. tanácsnoki referens

                                                                                                 

Városmarketing csoport:


6.    Irodavezető-helyettes, városmarketing csoportvezető, partnerségi referens        

  1. közbiztonsági referens (heti 30 órás, 0.75 státusz)
                       

Sajtóiroda

 

  1. stratégiai kommunikációs tanácsadó
  2. sajtóreferens
  3. városi honlap referens

 

II.

Az iroda feladatai

 

A részletes feladat leírásokat a munkaköri leírások tartalmazzák. A főbb feladatok csoportonkénti és munkakörönkénti bontásban a következők.

 

Irodavezető

-        az iroda munkaszervezésének, minőségi munkavégzésének biztosítása a Polgármesteri Iroda vonatkozásában

-        információáramlás biztosítása, értekezleteken részvétel, értekezletek tartása

-        közgyűlési és bizottsági előterjesztések készítése, véleményezése, döntések végrehajtása

-        az iroda által készített szerződések ellenőrzése, kezelése

-        az iroda által végzett közbeszerzési feladatok ellátása

-        Kapcsolattartás az egyházak helyi képviselőivel

-        Sopron és Térsége Önkormányzati Társulás ügyeinek kezelése

 

Polgármesteri titkárság:


Vezető titkárnő

-        levelezés intézése, határidők figyelemmel kísérése polgármester részére

-        napi, heti program szervezése, tárgyalások, vendégfogadások feltételeinek biztosítása

-        fogadónapon elhangzott panaszok továbbítása

-        tárgyalásokról, értekezletekről emlékeztető, jegyzőkönyv készítése

-        Polgármesteri Titkárság munkájának irányítása, beosztása

-        polgármesteri kerettel kapcsolatos és az irodát érintő egyéb szerződések intézése

-        közbiztonsági referens ügyvitelének ellátása

 

Ügyintéző titkárnő I.

-        levelezés intézése, határidők figyelemmel kísérése a gazdasági ügyekért felelős alpolgármester részére

-        napi, heti program szervezése, tárgyalások, vendégfogadások feltételeinek biztosítása

-        fogadónapon elhangzott panaszok továbbítása, illetve megválaszolása

-        tárgyalásokról, értekezletekről emlékeztető, jegyzőkönyv készítése

-        Városmarketing csoport levelezés intézése, határidők figyelemmel kísérése, napi, heti program szervezése, tárgyalások, vendégfogadások feltételeinek biztosítása, városmarketing munkájával kapcsolatos rendezvények városmarketing ülések szervezésével, lebonyolításával kapcsolatos feladatok intézése, az ülésekről jegyzőkönyvkészítés

-        városmarketing kerettel kapcsolatos szerződések intézése


Ügyintéző titkárnő II.

-        Polgármesteri Iroda részére levelezés, posta intézése, határidők figyelemmel kísérése, tárgyalásokról, értekezletekről emlékeztető, jegyzőkönyv készítése, ügyiratok iktatása, kezelése, eszközök, anyagok, készletek, bélyegzők, belső szabályozó dokumentumok kezelése,

-        közreműködés kiemelt önkormányzati rendezvények szervezésében és lebonyolításában

-        pályázatíró csoporttal kapcsolattartás, adminisztrációs ügyek intézése

-        A városcímer, zászló és Sopron név használatával kapcsolatos engedélyek kiadásának döntésre való előkészítése, nyilvántartása.

-        állandó titkárnő helyettesítés

-        protokoll lista karbantartása

-        Sopron és Térsége Önkormányzati Társulás ügyviteli feladatainak ellátása

 

Tanácsnoki referens

-        Az önkormányzati tanácsnokok részére levelezés, posta intézése, határidők figyelemmel kísérése,

-        tárgyalásokról, értekezletekről emlékeztető, jegyzőkönyv készítése,

-        napi, heti program szervezése, tárgyalások, vendégfogadások feltételeinek biztosítása

-        közreműködés kiemelt önkormányzati rendezvények szervezésében és lebonyolításában

-        Polgármesteri Hivatal minden Osztályával való kapcsolattartás, adminisztrációs ügyek intézése

-        állandó titkárnő helyettesítés

-        állandó városi honlap referens helyettesítése

-        nemzetközi kapcsolatok közül az angol nyelvterületek feladatainak ellátása

 

Városmarketing csoport:


Irodavezető helyettes, városmarketing csoportvezető, partnerségi referens

–    Az irodavezető helyettesi feladatok ellátása,

-        A városmarketing csoport munkájának operatív irányítása, ellenőrzése, feladatok ellátása

-        Az önkormányzat partnerségi kapcsolatainak fenntartása, a partnerségi együttműködés koordinálása a Partnerségi Módszertani Kézikönyv szerint.

-        Az önkormányzat nemzetközi kapcsolattartásának szervezése, ellenőrzése.

-        Közreműködés önkormányzati rendezvények szervezésében.

-        Helyi Érdekegyeztető Tanács működésének biztosítása.

-        A városi és a Polgármesteri Hivatal által szervezett társadalmi rendezvények programjainak szervezése, koordinálása és lebonyolítása.

-        Együttműködés a TDM-el, a városvezetés elvárásainak közvetítése,

-        Részvétel a turizmushoz kötődő projektekben és a város érdekeinek képviselete

-        Közreműködés a városmarketinghez kötődő rendezvények szervezésében, promóciós tevékenységben, hazai és nemzetközi kiállításokon

 

Közbiztonsági referens

-        részvétel a polgármester katasztrófák elleni védekezési feladatainak tervezésében, szervezésében és végrehajtásában

-        a polgármester segítése a katasztrófavédelmi feladatok ellátásában, a felkészülés, a védekezés és a helyreállítás időszakában egyaránt.

-        kapcsolatot tart a hivatásos katasztrófavédelmi szervekkel, valamint a katasztrófák elleni védekezésben közreműködő más szervekkel és szervezetekkel.

-        kapcsolatot tart a rendvédelmi szervekkel gyűjti, rendszerezi és továbbítja a tőlük kapott adatokat, információkat

-        előkészíti a polgármester katasztrófavédelemmel, rendvédelemmel kapcsolatos szakmai döntéseit, valamint koordinálja a döntések végrehajtását

-        előkészíti a polgári védelmi kötelezettség alatt álló állampolgárok polgári védelmi szolgálatra kötelező határozatát és a települési polgári védelmi szervezetek alkalmazásának elrendelésével kapcsolatos feladatokat,

-        közreműködik a településre érkező segélyszállítmányokkal és adományokkal kapcsolatos feladatokban,

-        közreműködik a helyreállítási és újjáépítési tevékenységek ellenőrzésében

 

Sajtóiroda:


Stratégiai kommunikációs tanácsadó

-        Az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal Kommunikációs stratégiájának kidolgozása, éves kommunikációs stratégiai tervezés, végrehajtás irányítása.

-        Kommunikációs tanácsadás.

-        Lakosság és a meghatározott célcsoportok irányában arculatkialakítás, tájékoztatás, PR tevékenység szervezése és felügyelete.

-        A belső kommunikáció felügyelete és irányítása


Sajtóreferens

-        Sajtófigyelés,

-        Sajtóval, rádióval, televízióval való kapcsolattartás,

-        Sajtóanyag készítése, sajtótájékoztatók előkészítése

-        Szervezi a lakosság tájékoztatását az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal tevékenységéről, eseményeiről

-        Ellátja az önkormányzati rendezvényekkel kapcsolatos sajtótevékenységet.

-        Közreműködik a városmarketing tevékenységben, turisztikai kiadvány szerkesztésében

-        Előkészíti a sajtóanyagokat a városi honlapra.

-        Nemzetközi kapcsolatok közül a német nyelvterületek feladatainak ellátása.

 

Városi honlap referens:

-        az önkormányzat honlapjának frissítése, karbantartása

-        az önkormányzati honlappal kapcsolatos fejlesztési javaslatok kidolgozása és a fejlesztések végrehajtása,

-        közreműködés a hivatali intranet portál és folyamatszabályozó rendszer működtetésében és fejlesztésében

-        külső rendezvények partnereivel kapcsolattartás

-        a sajtóreferens munkájának segítése, helyettesítése

 

III.

Helyettesítés, kiadmányozás

 

Az irodavezetőt távolléte esetén az irodavezető helyettes helyettesíti. Az iroda működésével kapcsolatos kiadmányozási jogot az irodavezető, távolléte esetén az irodavezető helyettes gyakorolja.

 

Az irodában a kiadmányozási jogot az irodavezető gyakorolja.

 

IV.

Hatályba lépés

 

Jelen ügyrend 2016. november 1-jén lép hatályba. Egyidejűleg a Polgármesteri Iroda 2015. november 1-jén kiadott 20. számú ügyrendje hatályát veszti.